업무 능력을 높이기 위해서 버리고 정리해야 할 4가지

 

업무 능력을 높이기 위해서 버리고 정리해야 할 4가지

 

같은 일도 유난히 쉽게 해치우는 사람은 뭐가 다를까? 할 일은 산더미 같은데 시간은 늘 부족하고 이 와중에 만나기 싫은 사람까지 만나야 한다면 어떨까요?

 

어느새 내 손에서 벗어나 뒤죽박죽 얽혀버린 일과 삶, 질서와 행복을 되찾을 방법은 없을까요?

 

인생에서 성공하기 위해서는 불필요한 것들을 싹 걷어내고 정리해야 하며 본질에 집중해야 합니다. 그래서 오늘은 직장에서 반드시 버리고 정리해야 하는 네 가지를 소개합니다.

 

01. 인간관계

 

인맥의 범위가 넓어질수록 의미 있는 관계를 맺기 어려워집니다. 한 연구 결과에 따르면 사람들은 의미 있는 관계를 최고 150개까지만 관리할 수 있다고 합니다.

 

그 이상이 되면 자신의 네트워크에 속한 사람들을 제대로 파악하기 어려워지는 것입니다. 따라서 그동안 관계를 쌓은 모든 사람의 이름을 살펴보면서 자신에게 영감을 주고 성장을 도와줄 사람만 남기는 인맥 다이어트가 절실히 필요합니다. 다음과 같은 질문을 자신에게 해봅시다.

 

첫째 나의 인생에 정말 필요한 사람인가?

나의 일과 생활 또는 나의 능력 향상에 도움이 되는 사람인가? 내가 인생을 열심히 살도록 귀감이 되거나 동기 부여가 되는 사람인가?

 

혹은 나의 인생에 걸림돌이 되거나 나의 발목을 잡는 사람은 아닌지 곰곰이 생각해 봅시다.

 

둘째 생각만 해도 미소가 떠오르고 조만간 만나고 싶은 사람인가?

때로는 나의 업무에 직접적인 도움은 못 되어도 인간적으로 만나면 푸근해지고 위로가 되는 사람들이 있습니다. 이러한 진실한 친구 몇 명만 있어도 인생이 한결 넉넉해지고 사는 맛이 납니다.

 

반면에 늘 부정적이고 염세적인 사고방식을 나에게 은연중에 전달해주는 사람들도 있습니다. 나를 감정 쓰레기통으로 여기는 사람들도 있습니다. 이러한 사람들은 관계를 무조건 단절해야 할 1순위입니다.

 

인맥 재구성을 하다 보면 생각보다 많은 사람을 지워야 하지만 재구성 후에는 마음이 훨씬 더 가벼워지고 남아 있는 관계를 좀 더 잘 관리할 수 있을 것입니다.

 

딱 필요한 만큼의 관계를 유지하며 그 네트워크를 통해 진정으로 아끼는 사람들을 도와준다면 그 보답은 반드시 돌아올 것입니다.

 

02. 업무

 

매일매일 업무를 해도 꽉꽉 들어찬 일정 때문에 한 번에 해야 할 일이 너무 많습니다.

 

더 많은 시간과 노력을 들여서 업무를 해도 성과가 나지 않는다면 갑자기 처리해야 할 일들이 많다면 멀티태스킹으로 여러 가지 업무를 동시에 진행하며 어느 것 하나 제대로 끝내지 못한다면 이제는 진짜 업무만 남기고 나머지는 다 정리해야 할 때입니다.

 

먼저 모든 업무를 한 데 모아봅시다. 대부분 업무는 자신의 존재 가치를 증명하는 핵심적인 일과 활동인 핵심 업무, 시작과 끝이 정해져 있는 프로젝트 업무, 연수나 독서 회의 참석 등 성장이나 학습에 도움을 주는 자기 계발 업무 등 세 가지 유형으로 나뉩니다.

 

각각의 유형에 따라 업무를 정리합니다. 그다음에는 각각의 업무를 하나하나 살펴보면서 다음과 같은 질문을 해봅니다.

 

간직해서 아주 잘 처리해야 하는 업무인가? 내가 꿈꾸는 미래를 보장해주는 업무인가? 월급 인상과 승진 혹은 새로운 기술 습득에 도움이 되는 업무인가? 가슴 뛰는 일인가? 직업 만족도를 높여주는 일인가?

 

이러한 기준에 어느 하나에도 부합하지 않는 업무는 과감히 버려야 합니다. 이렇게 업무를 정리하면 업무의 진정한 우선순위를 더욱 깊이 파악할 수 있습니다.

 

이러한 정리는 단순히 하루를 어떻게 보내야 하는지 보여주는 데 그치지 않고 하루하루를 더 잘 보내는 방법을 제시합니다.

 

불필요한 업무는 모두 잘라버리고 나를 성장시킬 만한 업무에 더 많은 시간을 쏟아야 합니다.

 

03. 디지털 데이터

 

우리의 디지털 라이프는 세 가지 영역으로 나뉩니다. 보고서와 프레젠테이션 엑셀 같은 디지털 서류와 이메일, 휴대폰 앱입니다. 이 세 가지 영역의 공통된 문제점은 무엇이든 저장하기 쉽다는 것입니다.

 

끊임없이 저장하고 또 저장하다 보면 더 통제할 수 없을 만큼 디지털 데이터가 늘어납니다. 따라서 카테고리별로 디지털 서류 이메일 휴대폰 앱 순으로 정리해야 합니다.

 

먼저 대부분의 디지털 서류가 들어가는 문서 폴더와 그 하위 폴더를 정리해야 합니다. 필요 없는 문서는 즉시 삭제하고 폴더는 중요한 것으로 몇 개만 만들어둡니다.

 

폴더를 절대로 잘게 세분화해서 정리하지 않도록 주의해야 합니다. 현재 진행 프로젝트라는 큰 폴더와 프로젝트별 하위 폴더 정기적으로 살펴보는 필요 문서를 넣어두는 기록 자료 나중에 사용할 과거 프로젝트 관련 서류를 넣어두는 보관 자료 등으로만 단순하게 분류하는 것입니다.

 

이렇게 단순하게만 분류해도 나중에 문서를 찾을 때 필요시에는 검색 기능을 활용하여 손쉽게 찾을 수 있습니다.

 

컴퓨터 바탕 화면에는 늘 상시로 자주 활용하는 파일만 꺼내놓는 게 좋습니다. 업무 수행에 몰입할 수 있는 깔끔한 바탕 화면을 유지하는 것이 업무 효율적인 측면이나 정신 건강 측면에도 좋습니다.

 

또한 이메일을 처리하는 데 많은 시간을 쓰면 생산성이 낮아지고 스트레스는 높아집니다.

 

매일매일 이메일을 처리하되 이메일을 읽고 답장하는 시간은 하루에 2회 혹은 3회 정도로만 미리 정해놓고 그 외 시간에는 본업에만 집중해야 합니다.

 

현재 가장 큰 시간 도둑으로 대두되는 스마트폰에 대해서 알아봅시다. 1인당 하루에 스마트폰을 만지는 횟수는 평균 85회라고 합니다 시간으로는 무려 다섯 시간이 넘습니다.

 

그 시간을 아껴서 일이나 자기 계발에 활용한다면 남들보다 훨씬 더 빠르게 앞서 나갈 수 있고 인생을 바꿀 수 있는 거대한 시간입니다.

 

휴대폰에 설치된 앱이 많을수록 휴대폰을 만지는 횟수도 늘어나고 방해 요소도 늘어납니다. 따라서 꼭 필요한 앱인지 탁월한 성과를 내는 데 도움이 되는 앱인지 살펴보고 앱을 전체적으로 일괄 정리하는 것이 좋습니다.

 

디지털 서류와 이메일, 휴대폰 앱은 업무와 성과에 도움이 되는 도구에 불과합니다.

 

정리하지 않고 계속해서 디지털 데이터가 쌓이는 것을 내버려 두지 말고 능력을 향상하고 탁월한 성과를 내는 도구로 현명하게 사용해야 합니다.

 

04. 서류

 

우리는 너무 많은 물건을 소유하고 쌓아둡니다. 하지만 지금 미니멀리즘이 인테리어의 대세가 된 것처럼 사람들은 쓸모없는 물건을 정리할 필요성을 느끼고 있습니다.

 

특히 필요 없는 서류와 명함은 반드시 정리해야 합니다. 서류는 한 곳에 모아놓고 하나하나 살펴보며 다음과 같이 세 가지 보관법에 따라 보관합니다.

 

첫째 미결 서류, 둘째 필수 보존 서류, 셋째 희망 보존 서류.

 

미지불된 청구서와 같은 처리해야 하는 미결 서류는 한 데 모아 다른 서류들과 섞이지 않도록 합니다.

 

계약서와 필수 보고서 등 반드시 보관해야 하는 필수 보존 서류는 카테고리별로 분류하여 수납합니다.

 

참고 자료를 삼거나 보기만 해도 동기와 의욕을 느끼게 해주는 희망 보존 서류는 그냥 가지고 싶어서가 아니라 얼마나 자주 보는지 정말 필요한지 생각한 후 꼭 보관할 것만 남깁니다.

 

서류는 이처럼 세 가지 보관법에 따라 보관합니다. 모든 서류를 마지막 한 장까지 분류해야 합니다.

 

카테고리를 명확하게 나누고 단 한 장도 빠짐없이 분류합니다. 중요한 것은 그냥 갖고 있고 싶어서 보관하는 서류는 없어야 한다는 것입니다.

 

또한 서류는 세워서 보관하는 것이 좋습니다. 서류를 쌓아두기 시작하면 아래 깔린 서류는 까맣게 잊고 나중에 모든 서류를 뒤집어 보며 찾게 됩니다. 따라서 모든 서류는 세로형 서류 꼬지에 세워서 보관하는 것이 좋습니다.

 

일하다 보면 여러 사람의 명함을 받게 되는데 나중에는 명함 주인이 누구였는지 기억이 나지 않는 일이 생깁니다. 명함 정리도 모두 한 곳에 모아놓고 시작합니다.

 

지금은 이메일을 주고받거나 sns로 연락을 주고받을 수 있기 때문에 명함을 모두 보관하지 않아도 좋습니다. 꼭 필요한 명함만 스캔하여 컴퓨터나 휴대폰에 보관하고 나머지는 과감하게 버려야 합니다.

 

오늘은 업무 능력을 높이기 위해서 버리고 정리해야 할 4가지에 대해서 이야기해봤습니다. 당신의 성공과 행복을 응원합니다.